Етикет електронного спілкування

Комп’ютер суттєво збільшує можливість оперативного зв’язку та може працювати в системі електронної пошти. Електронна пошта (E-mail) – зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування.

В Україні існують численні інтернет-мережі комунікаційного зв’язку, які працюють за різними міжнародними протоколами. Мережі можуть взаємодіяти між собою. Вони дозволяють передавати та отримувати різні повідомлення інформаційного або особистісного характеру, а також мати доступ до “Дошки оголошень” чи “Телеконференцій”, мережі новин про комерційні пропозиції, баз даних тощо.

Ділова людина, яка перебуває в дорозі, може приєднати свій персональний комп’ютер до мережі і вибрати необхідну їй інформацію із стаціонарного комп’ютера у власному офісі або отримати біржові котирування з “Дошки оголошень”.

Більшість правил етикету користувачів електронною поштою подібні до загальноприйнятих у діловому світі при звичайному листуванні. Але є ряд відмінностей або доповнень, які зумовлені, в основному, застосуванням нових технологій та способів передачі інформації. Враховуючи ці особливості, розроблено ряд правил використання електронної почти в ділових ситуаціях

 адреса вашої електронної пошти (e-mail) повинна відображати вашу посаду та коло занять;

 якщо до комп’ютера мають доступ декілька осіб, треба налагодити систему паролів та ідентифікації користувача;

 оскільки рівень таємничості електронної пошти досить низький, у своїй кореспонденції ніколи не вміщуйте конфіденційну інформацію – ви можете зашкодити собі та колегам;

 використовуйте зручний для читання формат та шрифт (друкуйте в інтервалі "один"; між абзацами робіть інтервал "два"; користуйтесь лише звичайним шрифтом, оскільки курсив або інші виділення можуть викликати проблеми на деяких типах моніторів);

 використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист;

 пишіть коротко, чітко і зрозуміло;

 у посланнях недоречно зловживати великими літерами, оскільки прийнято вважати, що у листуванні слова, написані у верхньому реєстрі з великої літери, є надзвичайно важливими;

 уникайте жартів, які, у відсутності під час електронного спілкування жестів, тону голосу, можуть бути розцінені адресатом як образа;

 уникайте у електронному спілкуванні скорочень та “смайликів” (smileys);

 у випадку використання різного роду цитат необхідно правильно їх оформляти, виділяти та вказувати автора;

 не надсилайте довгих додатків до ваших листів;

 у разі надсилань повідомлень за кордон можуть виникати складності з іншими мовами, тому рекомендується писати послання латинськими літерами (Dobrogo ranky, vitayu);

 завжди підписуйте свої електронні листи;

 відсилаючи діловий електронний лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте відповідь;

 перш ніж відправити повідомлення, необхідно кілька разів його уважно прочитати;

 правильно вказуйте адресу;

 відповідь на електронний лист прийнято давати відразу після ознайомлення з ним, якщо ж певні умови перешкоджають цьому, необхідно відповідь надіслати протягом доби;

 щоденно перевіряйте вашу ділову електронну пошту;

 не читайте електронної пошти інших без відповідного дозволу;

 не давайте чужої електронної адреси іншим особам без відповідного дозволу – це порушення службової етики;

 якщо ви отримали неприємне повідомлення, яке вас обурило чи роздратувало, дайте відповідь на нього не зразу, а згодом, після ретельного обміркування;

 виявом поганих манер та непрофесіоналізму є надсилання колегам та діловим партнерам спаму (“spam”);

 не використовуйте електронну пошту для розсилання на випадкові адреси рекламних повідомлень;

 не використовуйте жодних безплатних локальних мереж (як правило, службових) для приватного листування;

 системний адміністратор повинен мати повний доступ до електронної пошти, тому користувачам необхідно це враховувати при листуванні;

 системний адміністратор має право надсилати термінові повідомлення всім користувачам електронної пошти даного сервера (розсилання по всіх поштових скриньках), а звичайний користувач має право це робити лише з дозволу адміністратора.

Проведене компанією “Cідко комюнікейшнз” соціологічне опитування дало можливість визначити десять порушень правил етикету спілкування по електронній пошті, які користувачі Інтернету вважають найбільш неприємними. Відповіді розмістились у такому порядку

1. Переадресування дурного та вульгарного жарту.

2. Детальна розповідь про особисту помилку.

3. Написання всього тексту повідомлення великими буквами.

4. Поширення пліток і чуток.

5. Обговорення питань інтимного або особистого характеру.

6. Висловлення критичних зауважень на адресу іншої особи.

7. Скарги на роботу або власного начальника.

8. Використання електронної пошти з метою уникнення важкої розмови один на один.

9. Детальне обговорення власних або чужих хвороб чи проблем зі здоров’ям.

10. Суперечки з друзями або родичами.

Таким чином, електронна пошта як новий вид зв’язку вимагає нових методів спілкування, способу мислення та дії.

[матеріал взято з сайту http://posibnyky.vntu.edu.ua/et_/37.htm]